Auftragsverarbeitungsvertrag

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Auftraggebers, soweit dieser wirtvoll nutzt. Art, Umfang und Zweck der Verarbeitung, die Arten der Daten und die Kreise der betroffenen Personen beschreibt Anlage 1.

(2) Dieser Vertrag gilt, solange der Auftragnehmer Daten im Auftrag des Auftraggebers verarbeitet, also ab der Registrierung, auch während der Testphase, und bis zur Löschung nach § 9.

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur auf dokumentierte Weisung des Auftraggebers, es sei denn, er ist nach dem Recht der EU oder eines Mitgliedstaats zur Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilt er dem Auftraggeber diese Pflicht vor der Verarbeitung mit, soweit das Recht dies nicht verbietet.

(2) Die AGB und dieser Vertrag sind die anfängliche Weisung. Weitere Weisungen erteilt der Auftraggeber durch die Nutzung der Funktionen von wirtvoll, etwa durch Einstellungen, Versand von Nachrichten oder Löschen von Daten, im Übrigen in Textform.

(3) Hält der Auftragnehmer eine Weisung für rechtswidrig, weist er den Auftraggeber unverzüglich darauf hin. Er darf die Ausführung aussetzen, bis der Auftraggeber sie bestätigt oder ändert.

(4) Der Auftraggeber ist für die Zulässigkeit der Verarbeitung verantwortlich, insbesondere für eine Rechtsgrundlage, für Einwilligungen seiner Gäste und für die Information der betroffenen Personen.

(1) Der Auftragnehmer verarbeitet die Daten nur, um die vereinbarten Leistungen zu erbringen. Er nutzt sie nicht für eigene Zwecke.

(2) Personen, die beim Auftragnehmer Zugang zu den Daten haben, sind zur Vertraulichkeit verpflichtet oder unterliegen einer gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht.

(3) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber im Rahmen seiner Möglichkeiten bei den Pflichten nach Art. 32 bis 36 DSGVO (Sicherheit, Meldung von Verletzungen, Datenschutz-Folgenabschätzung, vorherige Konsultation).

(4) Ein Datenschutzbeauftragter ist beim Auftragnehmer nicht benannt. Ansprechpartner für Datenschutzfragen ist Roksana Wierzbicka, kontakt@wirtvoll.de.

(5) Wendet sich eine Aufsichtsbehörde wegen der Verarbeitung im Auftrag an den Auftragnehmer, informiert er den Auftraggeber unverzüglich, soweit rechtlich zulässig.

Der Auftragnehmer trifft die Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, die Anlage 2 beschreibt, und hält sie während der Laufzeit aufrecht. Er darf sie an den Stand der Technik anpassen, wenn das Schutzniveau dabei nicht sinkt.

(1) Der Auftraggeber genehmigt die in Anlage 3 genannten Unterauftragsverarbeiter und erteilt die allgemeine Genehmigung, weitere einzusetzen.

(2) Über das Hinzufügen oder Ersetzen eines Unterauftragsverarbeiters informiert der Auftragnehmer mindestens vier Wochen vorher in Textform. Der Auftraggeber kann aus datenschutzrechtlichen Gründen innerhalb von zwei Wochen nach Zugang widersprechen. Finden die Parteien keine Lösung, kann der Auftraggeber den Vertrag über die Nutzung von wirtvoll außerordentlich kündigen.

(3) Der Auftragnehmer verpflichtet jeden Unterauftragsverarbeiter vertraglich auf im Wesentlichen dieselben Datenschutzpflichten wie in diesem Vertrag und bleibt dem Auftraggeber für ihn verantwortlich.

(4) Keine Unterauftragsverarbeitung im Sinne dieses Vertrags sind Dienste, die der Auftraggeber selbst beauftragt und mit wirtvoll verbindet: Stripe für Anzahlungen (der Vertrag besteht direkt zwischen dem Auftraggeber und Stripe), ein eigener SMS-Zugang und sein Kassensystem, an das Bestellungen übermittelt werden.

(1) Wendet sich eine betroffene Person direkt an den Auftragnehmer, leitet er die Anfrage unverzüglich an den Auftraggeber weiter und beantwortet sie nicht selbst, es sei denn, der Auftraggeber weist ihn dazu an.

(2) Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch. Gästedaten kann der Auftraggeber im Programm selbst einsehen, ändern und löschen.

Der Auftragnehmer meldet dem Auftraggeber eine Verletzung des Schutzes der im Auftrag verarbeiteten Daten unverzüglich, nachdem sie ihm bekannt wird. Die Meldung enthält, soweit bekannt, die Angaben nach Art. 33 Abs. 3 DSGVO; fehlende Angaben reicht er unverzüglich nach. Er unterstützt den Auftraggeber bei dessen Meldepflichten nach Art. 33 und 34 DSGVO.

Der Auftragnehmer stellt dem Auftraggeber die Informationen zur Verfügung, die zum Nachweis der Pflichten aus Art. 28 DSGVO nötig sind. Vorrangig geschieht das durch Unterlagen wie diese Anlagen und Nachweise der Unterauftragsverarbeiter. Reichen sie nicht aus, kann der Auftraggeber eine Prüfung verlangen: mit mindestens 14 Tagen Vorankündigung, höchstens einmal im Jahr, bei konkreten Anhaltspunkten für einen erheblichen Verstoß auch öfter, und ohne den Betrieb des Auftragnehmers zu stören.

(1) Kontaktdaten von Gästen ohne Einwilligung in Werbung anonymisiert wirtvoll automatisch 30 Tage nach dem Besuch. Im Übrigen kann der Auftraggeber Daten jederzeit selbst löschen oder ihre Löschung verlangen.

(2) Nach Ende des Vertrags über die Nutzung von wirtvoll stellt der Auftragnehmer die Daten auf Wunsch in einem gängigen Format bereit und löscht sie danach, spätestens 30 Tage nach Vertragsende, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht besteht. Auf Wunsch bestätigt er die Löschung in Textform.

Daten werden nur nach Kapitel V DSGVO in Länder außerhalb der EU und des EWR übermittelt: auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, insbesondere des EU-U.S. Data Privacy Framework, oder der EU-Standardvertragsklauseln. Welche Unterauftragsverarbeiter das betrifft, steht in Anlage 3.

(1) Die Haftung richtet sich nach Art. 82 DSGVO und den AGB.

(2) Bei Widersprüchen zwischen diesem Vertrag und den AGB geht in Fragen des Datenschutzes dieser Vertrag vor.

(3) Sollte eine Bestimmung unwirksam sein, bleiben die übrigen wirksam.

Zweck: Bereitstellung von wirtvoll für den Betrieb des Auftraggebers: Reservierungen, Gästekartei, Warteliste, Nachrichten an Gäste, Bewertungsanfragen, Angebote an Gäste mit Einwilligung, KI-Telefon- und Chat-Assistent sowie Personalplanung, je nach gebuchten Modulen.

Art der Verarbeitung: Erheben, Speichern, Ordnen, Auslesen, Verwenden, Übermitteln an die Unterauftragsverarbeiter und an vom Auftraggeber verbundene Dienste, Anonymisieren und Löschen.

Betroffene Personen und Daten:

• Gäste: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer; Datum, Uhrzeit, Personenzahl, Bereich oder Tisch und Wünsche zur Reservierung; Besuchshistorie, Status (zum Beispiel nicht erschienen) und Notizen des Betriebs; Einwilligung in Werbung und erhaltene Angebote; Bewertungen; Einträge auf der Warteliste; Status einer Anzahlung; Versandverlauf von E-Mails und SMS; ein täglich wechselnder Prüfwert aus der IP-Adresse zum Schutz vor Fake-Buchungen.
• Anrufer beim Telefonassistenten: Rufnummer, sofern übermittelt; Zeitpunkt und Dauer; das Gespräch als Text; die daraus entstandene Reservierung oder Bestellung.
• Nutzer des Chat-Assistenten: der Gesprächsverlauf als Text.
• Mitarbeiter des Auftraggebers in der Personalplanung: Name, Position und Beschäftigungszeitraum; vereinbarte Stunden und Arbeitstage, Mindest- und Höchststunden, gegebenenfalls Minijob-Status; Verfügbarkeiten und Wünsche nach freien Tagen; Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit als Zeitraum; geplante und geleistete Schichten, Stundenkonto und gearbeitete Sonntage.
• Nutzer im Konto des Auftraggebers (Team): E-Mail-Adresse, Rolle (Inhaber, Manager, Mitarbeiter) und Anmeldedaten.

Besondere Kategorien (Art. 9 DSGVO): wirtvoll fragt keine Gesundheitsdaten ab. Die Angabe, dass ein Mitarbeiter krank ist, speichert die Personalplanung nur als Zeitraum, ohne Grund oder Diagnose; sie kann dennoch ein Gesundheitsdatum sein. Freitextfelder, etwa Wünsche zur Reservierung, können Angaben wie Allergien enthalten, wenn Gäste oder der Betrieb sie eintragen.

• Standort: Datenbank in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1), Programm im Rechenzentrum Frankfurt am Main, eigener Server in Deutschland. Physische Sicherung der Rechenzentren durch deren Betreiber.
• Zugang: persönliche Konten mit Passwort; Passwörter nur als kryptografischer Hash gespeichert. Mitarbeiter des Auftraggebers erhalten Zugang nur über eine Einladung und eine Rolle.
• Trennung der Betriebe: Jeder Datensatz gehört zu einem Betrieb; die Datenbank setzt die Trennung mit Row Level Security durch, auf allen Tabellen.
• Übertragung: verschlüsselte Verbindungen (TLS) für Website, Programm und Schnittstellen. Unser Server und das Programm erkennen sich über ein gemeinsames Geheimnis.
• Speicherung: Verschlüsselung der gespeicherten Daten durch den Datenbank-Anbieter.
• Datensparsamkeit: Anonymisierung von Gästedaten ohne Einwilligung nach 30 Tagen; aus der IP-Adresse nur ein täglich wechselnder Prüfwert; Abwesenheiten ohne Grund oder Diagnose.
• Gäste-Links (Reservierung verwalten, Feedback, Warteliste, Abbestellen) funktionieren nur mit einem zufälligen, nicht erratbaren Schlüssel.
• Der Telefonassistent sagt zu Beginn jedes Gesprächs, dass eine KI spricht.
• Organisation: Auswahl der Unterauftragsverarbeiter nach Datenschutz und Sicherheit, Verträge nach Art. 28 DSGVO, Vertraulichkeit aller Beteiligten.