Datenschutzerklärung

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) für diese Website und die Plattform wirtvoll ist:

Roksana Wierzbicka RoxApp
Dębowa 4
66-330 Szarcz, Polen
E-Mail: kontakt@wirtvoll.de

Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt.

Für Besucher dieser Website sowie für Konto- und Vertragsdaten unserer Kunden sind wir datenschutzrechtlich Verantwortlicher.

Unsere Kunden sind Gastronomiebetriebe. Die Daten ihrer Gäste (Reservierungen, Gästekartei, Anrufe beim Telefonassistenten, E-Mails und SMS an Gäste) und die Daten ihrer Mitarbeiter in der Personalplanung verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des jeweiligen Betriebs (Art. 28 DSGVO). Verantwortlicher für diese Daten ist der Betrieb; mit ihm schließen wir einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Gäste wenden sich mit Anfragen bitte zunächst an den Betrieb. An uns gerichtete Anfragen leiten wir unverzüglich dorthin weiter.

Website und Anwendung werden bei Vercel (Vercel Inc., USA) betrieben. Die Anwendung läuft im Rechenzentrum Frankfurt am Main; ausgeliefert werden die Seiten über das weltweite Netz von Vercel. Beim Aufruf werden technische Zugriffsdaten verarbeitet (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Browser- und Gerätekennung, Referrer). Sie sind für einen sicheren und stabilen Betrieb erforderlich und werden nicht mit anderen Daten zusammengeführt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Betrieb und Sicherheit).

Für die Nutzung von wirtvoll legst du ein Konto an. Dabei verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, dein Passwort (nur als kryptografischen Hash), die Angaben zu deinem Betrieb und deine Einstellungen. Anmeldung und Datenbank laufen über Supabase (Supabase, Inc., USA); gespeichert werden die Daten in Frankfurt am Main (AWS eu-central-1, EU).

Damit du angemeldet bleibst, setzen wir ein technisch notwendiges Cookie für die Anmelde-Sitzung (§ 25 Abs. 2 TDDDG). Ein Tracking findet dabei nicht statt.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag bzw. Vertragsanbahnung).

Über das Kontaktformular kannst du uns eine Nachricht schicken. Verarbeitet werden dein Name, deine E-Mail-Adresse, auf Wunsch der Name deines Betriebs und der Inhalt deiner Nachricht. Die Nachricht wird über Resend (siehe Ziffer 7) an unser Postfach zugestellt und nicht in unserer Datenbank gespeichert. Wir nutzen sie nur, um deine Anfrage zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit es um eine mögliche Nutzung von wirtvoll geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Beantwortung von Anfragen). Wir löschen die Korrespondenz, sobald deine Anfrage geklärt ist und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

Gäste können über die Buchungsseite eines Betriebs reservieren, auch wenn sie auf dessen eigener Website eingebunden ist. Verarbeitet werden Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer, Datum, Uhrzeit und Personenzahl sowie freiwillige Angaben wie besondere Wünsche. Der Betrieb pflegt daraus seine Gästekartei.

Zum Schutz vor massenhaften Fake-Buchungen bilden wir aus der IP-Adresse einen verschlüsselten Prüfwert, der täglich wechselt. Die IP-Adresse selbst speichern wir dabei nicht.

Gäste können freiwillig einwilligen, Angebote und Neuigkeiten des Betriebs zu erhalten. Ohne diese Einwilligung werden ihre Kontaktdaten 30 Tage nach dem Besuch automatisch anonymisiert. Die Einwilligung lässt sich jederzeit über den Link in der Bestätigungs-E-Mail widerrufen.

Bestätigungen, Erinnerungen und, wenn der Betrieb das nutzt, Bitten um eine Bewertung nach dem Besuch versenden wir im Auftrag des Betriebs. Benachrichtigungen an dich als Kunden, etwa die Tagesübersicht, versenden wir ebenfalls per E-Mail:

• E-Mail-Versand über Resend (Resend, Inc., USA).
• SMS über seven.io (seven communications GmbH & Co. KG, Kiel, Deutschland). Betriebe können stattdessen einen eigenen SMS-Zugang hinterlegen; dann läuft der Versand über diesen.

Betriebe können für Reservierungen eine Anzahlung verlangen. Die Zahlung wickelt Stripe ab (Stripe Payments Europe, Ltd., Dublin, Irland; Teilverarbeitung durch Stripe, Inc., USA). Das Geld geht direkt an das Stripe-Konto des Betriebs. Kartendaten verarbeitet ausschließlich Stripe, sie werden nicht bei uns gespeichert. Richtet ein Betrieb Anzahlungen ein, übermitteln wir Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer des Betriebs an Stripe, um sein Stripe-Konto anzulegen.

Rechtsgrundlage im Verhältnis zum Betrieb: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Betriebe können Anrufe an einen KI-Telefonassistenten weiterleiten, der Reservierungen und Bestellungen annimmt und Fragen beantwortet. Zu Beginn jedes Gesprächs sagt der Assistent, dass hier eine KI spricht. Die Verarbeitung erfolgt im Auftrag des Betriebs und läuft über folgende Dienste:

• Telefonie: Telnyx (Telnyx LLC, USA).
• Sprachserver: ein eigener Server bei der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland (Serverstandort Deutschland).
• Spracherkennung und Gesprächsführung: Google Gemini API (Google). Eine Verarbeitung ausschließlich in der EU sagt Google dafür nicht zu. Wir nutzen den kostenpflichtigen Dienst; Google verwendet die Inhalte danach nicht zum Training seiner Modelle.
• Sprachausgabe: Microsoft Azure Speech (Rechenzentrum Frankfurt am Main).

Verarbeitet wird die Rufnummer des Anrufers, sofern sie übermittelt wird. Gespeichert werden Zeitpunkt und Dauer, das Gespräch als Text sowie die daraus entstandene Reservierung oder Bestellung. Bestellungen übermitteln wir auf Wunsch des Betriebs an dessen Kassensystem. Bei Übermittlungen in die USA stützen sich die Anbieter auf das EU-U.S. Data Privacy Framework oder auf EU-Standardvertragsklauseln.

Betriebe können außerdem einen Chat-Assistenten auf ihrer Website einbinden. Dieser läuft über ElevenLabs (USA).

Mit der Personalplanung erstellt ein Betrieb Dienstpläne für sein Team. Die Daten der Mitarbeiter verarbeiten wir als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Betriebs (Art. 28 DSGVO); Verantwortlicher ist der Betrieb als Arbeitgeber. Verarbeitet werden:

• Name, Position (zum Beispiel Küche, Service, Bar) und Beschäftigungszeitraum,
• vereinbarte Stunden und Arbeitstage, Mindest- und Höchststunden sowie gegebenenfalls der Minijob-Status,
• Verfügbarkeiten und Wünsche nach freien Tagen,
• Abwesenheiten wie Urlaub oder Krankheit, nur als Zeitraum, ohne Grund oder Diagnose,
• geplante und geleistete Schichten, Stundenkonto und gearbeitete Sonntage.

Gespeichert werden die Daten in der Datenbank in Frankfurt am Main (siehe Ziffer 4). Den Dienstplan berechnen wir auf unserem eigenen Server bei der Hetzner Online GmbH (Serverstandort Deutschland). Mitarbeiter wenden sich mit Anfragen zu ihren Daten bitte an ihren Arbeitgeber.

Wir setzen keine Reichweitenmessung und keine Cookies zu Werbe- oder Wiedererkennungszwecken ein. Schriften laden wir von unserem eigenen Server, es besteht keine Verbindung zu Google Fonts. Verwendet werden nur technisch notwendige Cookies und Browser-Speicher, etwa für die Anmelde-Sitzung (§ 25 Abs. 2 TDDDG).

• Kontaktdaten von Gästen ohne Einwilligung: Anonymisierung 30 Tage nach dem Besuch (siehe Ziffer 6).
• Konto-, Betriebs- und Anrufdaten sowie Daten der Personalplanung: für die Dauer des Vertragsverhältnisses.
• Rechnungs- und Buchungsdaten: darüber hinaus, solange handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungsfristen es verlangen.

Du hast im Rahmen der gesetzlichen Voraussetzungen das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) sowie Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Art. 21). Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Wende dich dazu an die oben genannten Kontaktdaten.

Betrifft deine Anfrage Daten, die ein Betrieb über dich in wirtvoll verarbeitet (zum Beispiel deine Reservierung oder deinen Dienstplan), ist dieser Betrieb der richtige Ansprechpartner (siehe Ziffer 2).

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat deines gewöhnlichen Aufenthaltsorts, deines Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Verarbeitung oder die Rechtslage ändert. Es gilt die jeweils auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.